نحن نبحث عن مساعد/ة إداري/ة يتمتع بدرجة عالية من التنظيم والدقة للانضمام إلى فريقنا. باعتبارك مساعدًا تنفيذيًا، ستلعب دورًا أساسيًا في ضمان سير العمل بسلاسة وكفاءة داخل بيئة المكتب. ستتوزع مهامك بين التنسيق الإداري، إدارة الاتصالات الداخلية والخارجية، الإشراف على وسائل التواصل الاجتماعي، ودعم الموظفين.
يتطلب هذا الدور مهارات تواصل ممتازة، قدرات تنظيمية قوية، وعقلية استباقية لحل المشكلات. كما ستشارك أيضًا في إدارة ومتابعة حضور الشركة على منصات مثل LinkedIn وغيرها من قنوات التواصل الاجتماعي.
التعامل مع المهام الإدارية اليومية مثل المراسلات، إدارة المكالمات، جدولة المواعيد، وإدارة المستلزمات والمعدات المكتبية.
الحفاظ على الوثائق الرسمية، أنظمة الأرشفة، والسجلات الورقية والرقمية.
الإشراف على العمليات اليومية وضمان الامتثال للسياسات والإجراءات الداخلية.
المساعدة في إدارة ميزانيات المكتب وتطبيق أنظمة تنظيمية فعّالة.
التنسيق مع الموردين والمتعاقدين لضمان سير العمل بسلاسة.
استقبال الزوار بشكل مهني، والإجابة عن استفساراتهم وتوجيههم حسب الحاجة.
الحفاظ على منطقة استقبال نظيفة ومرحّبة.
صياغة، تنسيق، وإرسال الاتصالات الداخلية والخارجية بما في ذلك المذكرات، الرسائل الإلكترونية، والرسائل الرسمية.
إدارة توزيع البريد وتتبع خدمات البريد السريع.
جدولة وتنظيم الاجتماعات والمواعيد وترتيبات السفر للموظفين والإدارة.
إعداد جداول الأعمال، تدوين محاضر الاجتماعات، وتوزيع المواد ذات الصلة.
الحفاظ على ملفات وقواعد بيانات وسجلات الشركة بشكل دقيق ومحدّث.
ضمان سرية وأمن الوثائق الحساسة.
المساعدة في إدارة الميزانيات، متابعة النفقات، ومعالجة الفواتير والمطالبات والتعويضات.
دعم إعداد الوثائق والتقارير المالية.
دعم مهام الموارد البشرية مثل نشر إعلانات الوظائف، جدولة المقابلات، وإجراءات التوظيف.
تحديث سجلات الموظفين والمساعدة في تلبية طلباتهم.
التنسيق لأعمال التنظيف، الإصلاحات، التجديدات، وضمان عمل جميع المرافق والمعدات بشكل جيد.
الإبلاغ عن أي مشاكل متابعة صيانتها.
متابعة والإشراف على المحتوى في صفحة الشركة على LinkedIn وغيرها من الحسابات الاجتماعية لضمان التناسق مع الهوية المؤسسية والتفاعل الإيجابي.
جدولة وإدارة المنشورات، الرد على التعليقات والرسائل، والمساعدة في تتبع مؤشرات التفاعل.
التعاون مع فريق التسويق للحفاظ على حضور رقمي احترافي وفعّال.
شهادة الثانوية العامة أو ما يعادلها؛ شهادات في الإدارة المكتبية أو مجالات ذات صلة تُعد ميزة إضافية.
خبرة مثبتة في المناصب الإدارية، ويفضل كمساعد إداري أو تنفيذي.
مهارات قوية في التنظيم، تعدد المهام، وإدارة الوقت.
مهارات تواصل ممتازة (كتابية وشفهية).
إتقان استخدام برامج MS Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint) وأدوات الإنتاجية الرقمية.
معرفة أساسية بالإجراءات المحاسبية والوثائق المالية.
القدرة على التعامل بسرية مع المعلومات الحساسة.
الإلمام بمنصات LinkedIn وغيرها من الشبكات الاجتماعية (Facebook، Instagram، إلخ) للاستخدام المهني.
إلمام تقني مع القدرة على تعلم الأدوات الجديدة بسرعة.
روح العمل الجماعي وموقف إيجابي ومهني.
ما الذي يجعلك المرشح المثالي لهذا المنصب؟
ما هو أكبر تحدٍ واجهته في وظيفتك الحالية أو السابقة؟ كيف تغلبت على هذا التحدي؟ وما كانت النتيجة؟
كم عدد سنوات الخبرة لديك؟
في حال تم عرض المنصب عليك، متى ستكون متاحًا للبدء؟
هل قرأت وأجبت بعناية على أسئلتنا السابقة؟ لأن إجاباتك ستؤخذ بعين الاعتبار عند التقييم.
نحن في NamaaIT نتمنى لك كل التوفيق، ونشكرك على وقتك الثمين الذي قضيته في التقديم على هذه الوظيفة.
مع أطيب التحيات،
